Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації icon

Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації



НазваІнструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації
Сторінка1/4
Дата конвертації05.03.2013
Розмір1.26 Mb.
ТипДокументи
скачать >>>
  1   2   3   4


ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ департаменту

освіти і науки, молоді та спорту облдержадміністрації

15.01.2013 № 2

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в департаменті освіти і науки, молоді та спорту

обласної державної адміністрації


I. Загальні положення


1. Інструкція з діловодства (далі – Інструкція ) встановлює загальні положення щодо функціонування діловодства в департаменті освіти і науки, молоді та спорту облдержадміністрації (далі – департамент), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами.

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації повинні відповідати вимогам цiєї Інструкції.

3. Відповідальність за організацію діловодства в департаменті несе директор департаменту.

4. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, резолюціях Прем’єр-міністра України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники директора згідно з розподілом функцій та повноважень.

5. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах, відділах відповідають їх керівники.

6. Організація діловодства в департаменті покладається на працівників відповідно до функціональних обов’язків (далі – служба діловодства).

7. Основним завданням служби діловодства є встановлення в департаменті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі особі, відповідальній за ведення архіву;

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами вимог Інструкції, Регламенту та національних стандартів;

уживає заходи до зменшення обсягу службового листування в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в обласній державній адміністрації;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в департаменті;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду департаменту та користування ним.

8. Діловодство в департаменті здійснюється у взаємодії з діловодною службою облдержадміністрації та державним архівом області.


^ II. Документування управлінської інформації


Загальні вимоги до створення документів


9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про департамент, структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

11. У департаменті визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, лист, протокол, рішення тощо), зумовлюється правовим статусом департаменту, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання департаментом покладених на нього завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ” (далі – ДСТУ 4163-2003).

15. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів.

17. Департамент та навчальні заклади здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.


^ Бланки документів


19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

20. У департаменті використовують такі бланки документів:

бланк для листів (додаток 2);

бланк наказу (додаток 3);

бланк рішення колегії управління освіти і науки облдержадміністрації (додаток 4).

21. Бланки документів виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

22. Види бланків, що використовуються в департаменті, та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.

23. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.


Оформлення реквізитів документів


24. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники департаменту оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.


Зображення Державного Герба України


25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-ХII „Про Державний Герб України ”.

Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього поля на бланках над серединою найменування установи із поздовжнім розташуванням реквізитів. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.

Коди


26. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту „Довідкові дані про установу”.

27. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає директор департаменту окремо щодо кожного виду документа.


Найменування установи


28. Найменування установи – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про неї. Скорочене найменування вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

На бланку установ, які одночасно підпорядковані департаменту і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування департаменту .

У текстах документів, створених на бланках департаменту освіти і науки, молоді та спорту Закарпатської обласної державної адміністрації, допускається вживання скороченої назви – департамент освіти і науки, молоді та спорту облдержадміністрації (ДепОНМС).


Довідкові дані про установу


29. Довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.


Назва виду документа


30. Назва виду документа (наказ, рішення тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.


Дата документа


31. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 02.03.2011).

32. У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово „рік” у скороченому варіанті „р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

33. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На спільному документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.


Реєстраційний індекс документів


34. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений у департаменті.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в облдержадміністрації, наприклад: 845/01-10, де 845 – порядковий номер, 01-10 – індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності – індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 – індекс справи за номенклатурою, 258 – порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом „Для службового користування”.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних документів або 03-14/450/02-11/208 – для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів – 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 міліметрів.


Посилання на реєстраційний індекс і дату


35. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.


Місце складення або видання документа


36. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Гриф обмеження доступу


37. Гриф обмеження доступу до документа („Для службового користування”, „Таємно”, „Цілком таємно”, „Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту „Адресат” або „Гриф затвердження”.


Адресат


38. Документи адресуються структурним підрозділам облдержадміністрації, підприємствам, установам, органам влади вищого рівня (далі – установа) або конкретній посадовій особі тощо. У разі адресування документа установі без зазначення посадової особи їх найменування наводиться у називному відмінку, наприклад:


Кабінет Міністрів України

Міністерство освіти і науки,

молоді та спорту України


Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:


Міністерство освіти і науки,

молоді та спорту України

Департамент загальної середньої та

дошкільної освіти

Прізвище, ініціали


Якщо документ адресується керівнику установи або його заступнику, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:


Міністру освіти і науки,

молоді та спорту України

Прізвище, ініціали


Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:


Начальникам відділів (управлінь)

освіти райдержадміністрацій та

міськвиконкомів


Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово „копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит „Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:


Мукачівська райдержадміністрація

вул. Горького, 21,

м. Мукачево, 89600


У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурікова, буд. 3, кв. 1,

м. Ужгород, 88015

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.


Гриф затвердження документа


39. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або відповідним розпорядчим документом. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказами департаменту.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставлянням грифа затвердження (додаток 5).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова „ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:




ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор департаменту

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата



Якщо документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова „ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:





ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ департаменту освіти і науки,

молоді та спорту облдержадміністрації

24.02.2012 № 70


Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.


Резолюція


40. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція – це конкретні завдання директора департаменту, його заступників із зазначенням виконавців та термінів виконання.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст резолюції, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо завдання дано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа, яка зазначається першою і якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, що не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту „Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.


  1   2   3   4



Схожі:

Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації iconУкраїна закарпатська обласна державна адміністрація департамент освіти І науки, молоді та спорту наказ 15. 01. 2013 Ужгород №2
Про Інструкцію з діловодства у департаменті освіти і науки, молоді та спорту Закарпатської обласної державної адміністрації
Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації icon25. 02. 2013 Ужгород №
Про Інструкцію з діловодства в департаменті освіти і науки, молоді та спорту Закарпатської обласної державної адміністрації
Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації iconРозпорядження голови Закарпатської обласної державної адміністрації 04. 01. 2013 Ужгород №4 Про Положення про департамент освіти І науки, молоді та спорту
Методичних рекомендацій з розроблення положення про структурний підрозділ освіти і науки, молоді та спорту місцевої державної адміністрації”,...
Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації iconУкраїна закарпатська обласна державна адміністрація департамент освіти І науки, молоді та спорту
...
Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації iconДепартамент освіти І науки, молоді та спорту
Департамент освіти і науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації повідомляє, що розширене засідання колегії департаменту...
Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації iconНаказ №1 Про Регламент департаменту освіти і науки, молоді та спорту Закарпатської обласної державної адміністрації
Про Регламент департаменту освіти і науки, молоді та спорту Закарпатської обласної державної адміністрації
Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації iconЩодо атестації педагогічних працівників
Автономної Республіки Крим, департамент освіти і науки, молоді та спорту Чернівецької обласної державної адміністрації, управління...
Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації iconМіністерство освіти і науки, молоді та спорту України Управління освіти і науки Закарпатської обласної державної адміністрації Ужгородський професійний машинобудівний ліцей
Розділ Теоретичні аспекти реалізації міжпредметних зв'язків при вивченні біології
Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації iconПро проведення Всеукраїнського конкурсу учнівської творчості
Автономної Республіки Крим, управління освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, департамент...
Інструкція з діловодства в департаменті освіти І науки, молоді та спорту обласної державної адміністрації iconМіністерство освіти І науки, молоді та спорту України. Управління освіти І науки закарпатської обласної державної адміністрації. Ужгородський професійний Машинобудівний
Мета уроку: На уроці виробничого навчання навчити учнів виконувати ремонтні роботи системи живлення
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©sm.znaimo.com.ua 2000-2015
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи

Разработка сайта — Веб студия Адаманов